Politique de confidentialité
Sentia respecte votre vie privée. Cette politique explique quelles données nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps, avec qui nous les partageons et quels droits vous pouvez exercer. Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD), à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et au Livre XII du Code de droit économique.
1. Responsable du traitement
Romain Mayné, exploitant le nom commercial Sentia Rue de Clairvaux 40/2, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Numéro d'entreprise (BCE) : BE 1035.411.751 contact@sentia.run
Sentia n'a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n'étant pas requise au sens de l'article 37 du RGPD compte tenu de la nature et de l'échelle de ses traitements. Toute question relative à la protection des données est adressée à l'adresse ci-dessus.
2. Données traitées, finalités et bases légales
| Finalité | Données | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|---|
| Traitement, expédition et suivi des commandes | Nom, prénom, adresse de livraison et de facturation, adresse e-mail, numéro de téléphone si communiqué, détail de la commande | Exécution du contrat — art. 6.1 b) |
| Formalités douanières et déclaration de TVA à l'importation | Nom, adresse de destination, description et valeur des produits | Obligation légale — art. 6.1 c) |
| Paiement et lutte contre la fraude | Données de transaction, statut du paiement, indicateurs de risque (les données de carte ne nous sont jamais communiquées) | Exécution du contrat — art. 6.1 b) ; obligation légale et intérêt légitime — art. 6.1 c) et f) |
| Service après-vente, retours, garanties, réclamations | Historique des échanges, numéro de commande, photographies éventuellement transmises | Exécution du contrat — art. 6.1 b) ; obligation légale — art. 6.1 c) |
| Facturation et comptabilité | Données de facturation | Obligation légale — art. 6.1 c) |
| Sécurité des produits et gestion des rappels | Coordonnées, référence du produit acheté | Obligation légale — art. 6.1 c) (règlement (UE) 2023/988) |
| Newsletter et communications commerciales | Adresse e-mail, prénom, historique d'ouverture et de clic | Consentement — art. 6.1 a), ou intérêt légitime encadré pour les clients existants (voir section 3) |
| Mesure d'audience et publicité | Données de navigation, identifiants de cookies et technologies similaires | Consentement — art. 6.1 a) et art. XII.13 du Code de droit économique |
| Avis clients | Prénom, initiale du nom, contenu de l'avis | Consentement — art. 6.1 a) |
| Jeux et opérations promotionnelles | Adresse e-mail, participation, code attribué | Consentement — art. 6.1 a) |
| Défense de nos droits en justice | Toute donnée utile au dossier | Intérêt légitime — art. 6.1 f) |
Caractère nécessaire de la fourniture des données. La communication des données de commande (identité, adresse de livraison, adresse électronique) constitue une exigence contractuelle nécessaire à la conclusion et à l'exécution de la vente : à défaut, votre commande ne peut être traitée ni expédiée. Elle est également nécessaire à l'accomplissement des formalités douanières. Les données de facturation sont exigées par la réglementation comptable. Toutes les autres données — notamment celles traitées à des fins de newsletter, de mesure d'audience ou de publicité — sont facultatives et leur refus est sans conséquence sur votre commande.
Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est collectée. Le site n'est pas destiné aux mineurs de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment leurs données.
Décisions automatisées. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé, au sens de l'article 22 du RGPD. Les outils antifraude de nos prestataires de paiement peuvent signaler une transaction, mais toute suspension ou annulation fait l'objet d'un examen humain.
3. Communications commerciales
L'envoi de communications commerciales par voie électronique est régi par l'article XII.13 du Code de droit économique.
- Prospects. Nous ne vous adressons de newsletter que si vous y avez consenti expressément, par une action positive et non équivoque. Ce consentement est distinct de toute autre demande : l'obtention d'un avantage promotionnel n'est jamais subordonnée à l'acceptation de recevoir nos communications.
- Clients existants. Si vous nous avez communiqué votre adresse à l'occasion d'un achat, nous pouvons vous adresser des informations relatives à des produits analogues à ceux que vous avez acquis, à la condition que vous ayez été mis en mesure de vous y opposer gratuitement et sans formalité au moment de la collecte, et à chaque envoi ultérieur.
- Retrait. Vous pouvez vous désabonner à tout moment, gratuitement, via le lien figurant en bas de chaque message ou en écrivant à contact@sentia.run. Après désabonnement, vos données ne sont plus traitées à des fins de marketing direct ; elles restent conservées pour les finalités contractuelles et légales décrites au tableau ci-dessus.
4. Durées de conservation
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Commandes, factures et pièces comptables | 7 ans à compter de la clôture de l'exercice, conformément à la réglementation comptable et TVA belge |
| Données de service après-vente et de garantie | Durée de la garantie légale (2 ans) prolongée de la prescription applicable |
| Données de sécurité produit et registre des réclamations | 5 ans ; documentation technique : 10 ans (règlement (UE) 2023/988) |
| Données de marketing direct | Jusqu'au retrait du consentement ou à l'opposition, et au plus tard 3 ans après le dernier contact actif |
| Données de navigation et cookies | Selon l'outil, et au maximum 13 mois pour les cookies de mesure d'audience ; le choix exprimé sur la bannière est conservé 6 mois au maximum |
| Avis clients publiés | Jusqu'à demande de retrait |
| Données utiles à la défense en justice | Durée de la procédure et des voies de recours |
À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
5. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont communiquées aux seuls destinataires nécessaires à l'exécution des finalités décrites :
| Destinataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Shopify International Ltd / Shopify Inc. | Plateforme e-commerce et hébergement | Irlande / Canada |
| Shopify Payments, PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie SCA, Klarna Bank AB | Traitement des paiements | UE / Luxembourg / Suède |
| Klaviyo, Inc. | Envoi des e-mails transactionnels et marketing | États-Unis |
| Fournisseur et prestataire logistique assurant la préparation et l'expédition des commandes, ainsi que les transporteurs et déclarants en douane | Préparation, expédition, dédouanement et acheminement | Hors Union européenne et pays de destination |
| Meta Platforms Ireland Ltd, Google Ireland Ltd | Mesure d'audience et publicité, uniquement après votre consentement | Irlande, avec transferts vers les États-Unis |
| Comptable et conseils | Obligations légales et défense des droits | Belgique |
Chacun de ces prestataires agit en qualité de sous-traitant, sur instruction et dans le cadre d'un accord conforme à l'article 28 du RGPD, ou en qualité de responsable de traitement autonome lorsque la loi le prévoit (établissements de paiement et administrations douanières notamment).
6. Transferts hors de l'Espace économique européen
Certains de nos prestataires sont établis hors de l'Espace économique européen. Conformément aux articles 13.1 f) et 44 à 49 du RGPD, nous vous informons du fondement de chaque transfert :
- Canada (Shopify Inc.) : transfert fondé sur la décision d'adéquation de la Commission européenne du 20 décembre 2001, applicable aux organisations du secteur privé canadien pour leurs activités commerciales.
- États-Unis (Klaviyo, Inc., et les entités américaines de Meta et Google) : transfert fondé sur la décision d'adéquation (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023 établissant le EU-U.S. Data Privacy Framework, pour les entités certifiées, complétée le cas échéant par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne au titre de l'article 46.2 c) du RGPD.
- Fournisseur et prestataires logistiques établis hors de l'Union européenne : la transmission de votre nom et de votre adresse de destination est nécessaire à l'exécution du contrat de vente conclu avec vous et à l'accomplissement des formalités douanières, au sens des articles 49.1 b) et 49.1 d) du RGPD. Elle est limitée aux seules données indispensables à l'expédition.
- Autres destinations : lorsque le pays de destination ne bénéficie d'aucune décision d'adéquation, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types.
Vous pouvez obtenir copie des garanties applicables en écrivant à contact@sentia.run.
7. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au sens de l'article 32 du RGPD : chiffrement des communications (TLS), authentification renforcée des accès administrateur, limitation des accès au strict nécessaire, et recours à des prestataires disposant de certifications reconnues. Les données de carte bancaire ne transitent jamais par nos systèmes et ne sont jamais conservées par nous : elles sont traitées directement par les prestataires de paiement agréés.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, vous en serez informé conformément à l'article 34 du RGPD, et l'Autorité de protection des données en sera notifiée conformément à l'article 33.
8. Vos droits
Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :
- Accès (art. 15) — obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir copie ;
- Rectification (art. 16) — faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Effacement (art. 17) — obtenir la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
- Limitation (art. 18) — obtenir le gel temporaire d'un traitement contesté ;
- Portabilité (art. 20) — recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, ou en demander la transmission directe à un autre responsable ;
- Opposition (art. 21) — vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment et sans motif au traitement à des fins de marketing direct ;
- Retrait du consentement (art. 7.3) — retirer à tout moment un consentement donné, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait ;
- Directives post mortem — définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Comment les exercer. Par e-mail à contact@sentia.run. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable de deux mois en cas de complexité, auquel cas vous en êtes informé. Nous pouvons vous demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
9. Cookies
Le dépôt et la lecture de cookies sont régis par l'article XII.13 du Code de droit économique. Votre consentement préalable est requis pour tout cookie qui n'est pas strictement nécessaire au fonctionnement du site. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien « Préférences cookies » du pied de page. Le détail figure dans notre Politique cookies.
10. Réclamation
Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be https://www.autoriteprotectiondonnees.be
Si vous résidez dans un autre État membre, vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle de votre pays de résidence. Vous conservez par ailleurs le droit d'exercer un recours juridictionnel.
11. Modifications
Cette politique peut être mise à jour. La version applicable est celle publiée sur le site. Toute modification substantielle vous sera signalée par un moyen approprié.